Política de Tratamiento
de Datos Personales

COBERTURA INSTITUCIONAL S.A.S. (en adelante "COBI"), identificada con NIT 900.399.840-0, con domicilio principal en la Carrera 42 # 3 Sur - 81, Piso 15, Milla de Oro, Medellín, Colombia, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través de sus canales de atención, plataformas digitales y relaciones comerciales.

Correo electrónico de contacto para asuntos de datos personales: [email protected]

Línea gratuita: 01 8000 413 689 | Tel: (604) 448 2319

La presente Política se rige por la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales), el Decreto 1377 de 2013 (reglamentario de la Ley 1581), el Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo), y demás normas concordantes vigentes en la República de Colombia.

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación sexual, convicciones políticas o religiosas, datos de salud, entre otros).

• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.

• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, etc.).

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida al Titular para informarle sobre la existencia de la Política de Tratamiento.

COBI aplica los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:

• Legalidad: El Tratamiento se realiza conforme a las disposiciones legales vigentes.

• Finalidad: Los datos se recolectan con una finalidad determinada, explícita y legítima, informada al Titular.

• Libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.

• Veracidad o Calidad: Los datos deben ser veraces, completos, exactos, actualizados y comprobables.

• Transparencia: El Titular tiene derecho a obtener información sobre los datos que le conciernen en cualquier momento.

• Acceso y Circulación Restringida: Los datos solo pueden ser suministrados a personas autorizadas.

• Seguridad: Se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.

• Confidencialidad: Quienes intervengan en el Tratamiento están obligados a guardar reserva de la información.

COBI trata los datos personales de sus clientes, proveedores, empleados, candidatos y demás relacionados para las siguientes finalidades:

• Gestión de la relación comercial y prestación de los servicios contratados (recuperación de cartera, asesoría financiera, DATACOBI).

• Envío de información comercial, novedades, boletines y comunicaciones relacionadas con los servicios de COBI, previa autorización.

• Cumplimiento de obligaciones legales, contractuales y regulatorias.

• Gestión de procesos de selección y contratación de personal.

• Análisis estadístico, mejora de productos y servicios, y estudios de mercado.

• Atención de peticiones, quejas, reclamos y solicitudes (PQRS).

• Facturación, cobro y gestión de pagos.

• Cumplimiento de requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.

• Gestión de la plataforma DATACOBI y sus módulos de información financiera del sector educativo.

Según la categoría del Titular, COBI puede tratar los siguientes datos:

• Datos de identificación: nombre, apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento.

• Datos de contacto: dirección, correo electrónico, teléfono, ciudad.

• Datos laborales: cargo, empresa, área, trayectoria profesional.

• Datos financieros y de cartera: información de obligaciones, historial de pagos, estados de cuenta (en el marco de los servicios de recuperación de cartera).

• Datos de navegación: dirección IP, cookies, comportamiento en plataformas digitales.

COBI no recolecta datos sensibles de forma deliberada. En caso de que el Titular los suministre voluntariamente, se tratarán con las medidas de seguridad reforzadas que exige la ley.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada.

• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

El Titular o su representante legal podrá ejercer sus derechos mediante comunicación escrita dirigida a COBI a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: [email protected]

• Correspondencia física: Carrera 42 # 3 Sur - 81, Piso 15, Medellín, Colombia.

La solicitud deberá contener: nombre completo del Titular, descripción clara de los datos y del derecho que desea ejercer, documentos que acrediten la identidad o representación.

Consultas: COBI dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no es posible atender la consulta en dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.

Reclamos: COBI dará respuesta en un término máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible atenderlo en dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes.

COBI podrá transferir o transmitir datos personales a terceros (encargados del tratamiento) únicamente cuando:

• Exista autorización expresa del Titular, salvo las excepciones previstas en la ley.

• Se trate de información requerida por entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales.

• Sea necesario para la ejecución del contrato entre el Titular y COBI.

• Los terceros receptores garanticen niveles de protección adecuados conforme a la normativa colombiana.

En caso de transferencia internacional de datos, COBI verificará que el país receptor cuente con niveles de protección adecuados o adoptará las medidas contractuales necesarias.

COBI implementa medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, divulgación, alteración o destrucción. Entre estas medidas se incluyen:

• Control de acceso a sistemas y bases de datos.

• Cifrado de información sensible en tránsito y en reposo.

• Capacitación periódica al personal sobre protección de datos.

• Acuerdos de confidencialidad con empleados y proveedores.

• Auditorías internas de seguridad de la información.

La presente Política rige a partir del 1 de enero de 2025 y permanecerá vigente mientras COBI desarrolle actividades de tratamiento de datos personales.

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables. Una vez cumplida la finalidad, los datos serán suprimidos o anonimizados.

COBI se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Los cambios serán informados a los Titulares a través del sitio web oficial y otros canales de comunicación habituales.

La recolección de datos personales por parte de COBI se realiza previa obtención de la autorización del Titular, la cual puede ser:

• Escrita: mediante firma de formularios, contratos o documentos físicos o digitales.

• Verbal: en grabaciones de llamadas telefónicas debidamente informadas.

• Mediante conducta inequívoca: cuando el comportamiento del Titular permita concluir de forma razonable que otorgó su autorización.

La autorización no será necesaria en los casos expresamente exceptuados por la Ley 1581 de 2012 (artículo 10).